Of je nu collega’s hebt uit verschillende culturen, over de grens zaken doet, een intercultureel team leidt of als student in het buitenland stage gaat lopen: door de globalisering komen we steeds vaker in aanraking met verschillende culturen. De manier waarop we deze interculturele ontmoetingen ervaren, wordt sterk beïnvloed door de cultuur waartoe we zelf behoren. We realiseren ons vaak wel dat er verschillende communicatiestijlen en culturele waarden zijn, maar bespreken die zelden met elkaar, zelfs niet als die botsen of tot misverstanden leiden . Dat is jammer, want zo kunnen we nooit het beste uit multiculturele of internationale samenwerkingen halen.

Het leren herkennen, begrijpen én benutten van culturele verschillen verloopt in drie stappen:

1. Culturele bewustwording: wat zijn mijn eigen culturele normen en waarden?
2. Culturele kennis: welke culturele standpunten heeft de ander?
3. Culturele flexibiliteit: hoe zorgen we ervoor dat die mix aan normen, waarden, standpunten en meningen leiden tot creativiteit en groei i.p.v. ergernissen en ongemak?

Deze aanpak wil ik graag met een concreet voorbeeld toelichten. Hoewel dit voorbeeld gaat over cultuurverschillen tussen twee landen, kun je deze aanpak ook toepassen bij cultuurverschillen binnen een land.

Stel, er vindt een aantal vergaderingen plaats tussen mensen uit Brazilië en Nederland. Zowel de Brazilianen als de Nederlanders nemen (onbewust) hun eigen pakket aan normen en waarden mee naar de bijeenkomsten.

Algemeen geldende culturele normen en waarden in land van herkomst

• Brazilië: trouw aan familie, hulpvaardig, relatiegericht, flexibel en een indirecte communicatiestijl met nadruk op vorm en betrokkenheid – meerdere mensen praten tegelijkertijd.
• Nederland: zelfstandigheid, op tijd komen, stiptheid, eerlijkheid en een directe en heldere communicatiestijl met nadruk op inhoud en overleg ­– mensen laten elkaar uitpraten.

De algemene perceptie van de Nederlanders, als de bijeenkomst in Brazilië plaatsvindt
Dit is hoe Nederlanders een bijeenkomst in Brazilië kunnen ervaren:
De vergadering zou om tien uur ’s ochtends van start gaan, maar de Brazilianen druppelen pas veel later binnen, waardoor de vergadering uiteindelijk pas om half elf begint. Na een korte formele toespraak ontstaat er een chaos. Er wordt veel door elkaar heen gepraat. Mobieltjes gaan af en deelnemers verlaten al bellend de bijeenkomst om vervolgens even later weer binnen te wandelen. Het onderwerp van gesprek verandert voortdurend. Mensen onderbreken elkaar met stemverheffingen zonder echt naar elkaar te luisteren. Niemand lijkt een beslissing te nemen. Als er toch een besluit valt, lijkt het of dat snel en zonder overeenstemming tot stand is gekomen. Tot verbazing van de Nederlanders lijkt het voor de Brazilianen echter volkomen duidelijk wat er is besproken en besloten. En waarom.

De algemene perceptie van de Brazilianen, als de bijeenkomst in Nederland plaatsvindt
Dit is hoe Brazilianen een bijeenkomst in Nederland kunnen ervaren:
De Brazilianen verbazen zich over de Nederlandse stiptheid; Nederlanders kijken heel bedenkelijk als je niet exact om 10 uur binnen komt lopen. Nog verbaasder zijn de Brazilianen als hen ook nog eens wordt gevraagd waarom ze te laat bent : “Hoezo te laat? Dat telefoontje was heel belangrijk!” Die vraag komt zelfs wat bot en onbeleefd over: zoiets zeg je toch niet tegen mensen die je nog maar nauwelijks kent?

Verder vragen veel Brazilianen zich af waarom de pauzes zo kort zijn en de lunch zo karig, met alleen wat belegde broodjes? Het komt heel ongastvrij over. Zo krijg je ook nauwelijks gelegenheid om een persoonlijke band met mensen op te bouwen en dus een stevig fundament onder de afspraken te leggen. Hoe weet je nu of je iemand kunt vertrouwen? En dan wordt ook nog eens iedereen om een mening gevraagd; dat is helemaal bizar. Is er dan niemand hier gewoon de baas?

Stap 1: Culturele bewustwording
Om onbegrip en ergernissen (grotendeels) te kunnen voorkomen, is het belangrijk dat zowel de Nederlanders als de Brazilianen eerst nadenken over de normen en waarden die zij hanteren bij vergaderingen en bijeenkomsten: wat is voor hen ‘normaal’ en geaccepteerd? Dit is stap 1.

Wat zijn de algemene Nederlandse normen en waarden bij vergaderingen?

• Er wordt vooraf een agenda opgesteld, waarin puntsgewijs wordt aangegeven van hoe laat tot hoe laat de vergadering gaat plaatsvinden en welke onderwerpen in welke volgorde aan bod komen.
• Als er iemand aan het woord is, dan zwijgen de anderen. Je praat niet met je buurman of buurvrouw. Onderbrekingen en op je mobiel kijken zijn over het algemeen not done – de mobiele telefoons gaan meestal uit of op de stille stand.
• Het is niet de bedoeling dat je vergadertijd ‘kaapt’ door een onderwerp ter sprake te brengen dat niet op de agenda staat. Je zult in dat geval een reactie krijgen als: ”Zullen we dat onderwerp voor een volgende keer bewaren of in de pauze bespreken?”
• Je kunt niet zomaar in en uit lopen. Pauzes en sanitaire stops worden ingepland.
• De samenstelling van een groep tijdens een meeting is transparant. Je weet wie er aan tafel zit en wat ieders functie is. Als mensen elkaar nog niet kennen, wordt de bijeenkomst gestart met een voorstelrondje.

Wat zijn de algemene Braziliaanse normen en waarden bij vergaderingen?

• Tijd is een ruim begrip. Tijdschema’s en deadlines zijn er om ‘indien mogelijk’ te halen.
• Het aangaan en onderhouden van contacten is belangrijker dan je strikt houden aan tijdschema’s.
• Door elkaar heen praten en onderonsjes zijn normaal en geaccepteerd. Het wordt gezien als een teken van betrokkenheid. Het is geen probleem om tussendoor de telefoon op te nemen en even weg te lopen. De relaties met mensen gaat altijd voor de taak.
• Je maakt samen plannen, maar weet: die kunnen evengoed weer worden aangepast als de omstandigheden daarom lijken te vragen.
• Je hebt minder informatie tijdens de vergadering nodig. Je blijft immers via je netwerk voortdurend op de hoogte van de belangrijkste zaken.
• Er is niet altijd vooraf bekend wie deelneemt aan de vergadering. Een enkele keer worden mensen alsnog voorgesteld, maar soms ook niet.

Stap 2: Culturele kennis
Nadat beide partijen zich bewust zijn geworden van hun eigen culturele waarden, standpunten en meningen, kunnen ze door naar stap 2: moeite doen om de normen, waarden en gedragscodes van de ander leren kennen. Belangrijk is het in deze fase om je eigen meningen en oordelen van feiten te leren (onder)scheiden. Veel informatie over andere culturen kun je op internet vinden. Vaak is het echter effectiever om deskundigen te raadplegen, trainingen te volgen en vragen te stellen aan de mensen uit de betreffende cultuur: “Ik ben hier voor het eerst. Zou u me kunnen vertellen …” Denk aan zaken als beslissingsbevoegdheid (leiderschap), wijze van communiceren en tijd indelen.

Stap 3: Culturele flexibiliteit
Bij stap 3 gaan de partijen flexibel nadenken over andere vormen van samenwerking. Wanneer je niet samen nieuwe werkvormen ontwikkelt, is de kans groot dat de samenwerking alsnog mislukt. Welke vaardigheden hebben de betrokken partijen hiervoor nodig?

Iedere deelnemer moet in staat zijn om:

• een oordeel uit te stellen en situaties objectief te (leren) ondergaan
• open te staan voor verschillen in culturele perceptie
• vergeten wie de meerderheid en de minderheid is
• alle culturele stijlen (communicatie, leiderschap, tijd) als gelijkwaardig te beschouwen

Vanuit deze mindset kunnen beide partijen over culturele grenzen stappen zodat ze de onderlinge verschillen kunnen inzetten als bron voor creativiteit en succes.

De geschetste situatie van de interculturele vergadering zou als volgt opgelost kunnen worden:

• De vergadering begint op een bepaald tijdstip, maar de aanvangstijd mag iets ruimer worden geïnterpreteerd (met een voorafgaande inloopfase van bijvoorbeeld een half uurtje) zodat mensen elkaar eerst nog even persoonlijk kunnen spreken en/of telefoontjes kunnen afhandelen.
• Er wordt vooraf aangegeven welke onderwerpen in welke volgorde besproken gaan worden. Tegelijkertijd wordt er extra tijd ingepland voor onverwachtse vragen, onderwerpen en discussies.
• Er worden meer pauzes ingelast – bijv. ieder half uur – zodat mensen tussen het vergaderen door hun telefoon kunnen checken en even met elkaar kunnen praten. Als er dan iemand in de vergadering aan het woord is, is het voor iedereen gemakkelijker om aandachtig te luisteren en de focus op de bespreking van vergaderpunten te houden.

 Hoe gaan beide culturen deze alternatieve vergadervorm mogelijk ervaren?

• Voor veel Brazilianen is het waarschijnlijk een verademing dat er geen irritaties ontstaan als ze tien minuten later binnenkomen. Stiekem zal het voor veel Nederlanders ook best lekker zijn als de nadruk op ‘op tijd zijn’ iets minder wordt. Bovendien kun je dan in het eerste half uur op informele wijze bijkletsen of kennismaken i.p.v. het gebruikelijke afgeraffelde ‘voorstelrondje’ te ondergaan, waar velen een hekel aan hebben.
• Door vooraf vastgestelde agendapunten te combineren met ruimte voor spontane ingevingen komt er meer dynamiek in de vergadering. Dat zullen alle partijen als prettig ervaren. En het heeft ook voordelen als onverwachte nieuwe onderwerpen niet tot een volgende meeting hoeven te wachten.
• De Brazilianen kunnen de ‘telefoonstop’ als efficiënt gaan ervaren – zo kunnen ze zich volledig focussen op wat er wordt besproken. De Nederlanders zullen ontdekken dat meer pauzes ertoe kunnen leiden dat ze sneller op hun eigen berichtjes kunnen reageren. Dat scheelt na de vergadering weer tijd en stress!

Tot slot
Bij het bedenken van alternatieve interculturele vergadervormen zijn twee aandachtspunten van essentieel belang, als finishing touch voor een goede bereiding van het bovenstaande aanpak:

• De oplossing moet passen bij de basiswaarden van alle partijen – de betrokken culturen moeten zich er allemaal prettig bij voelen.
• Iedereen moet te allen tijde open staan voor feedback – de bedachte oplossingen moeten tussentijds zo nodig kunnen worden aangepast.

Het gaat er vooral om dat een ideale omgeving wordt gecreëerd waarin iedereen zich veilig voelt, en gezien en gewaardeerd wordt. Alleen dan kunnen (voor)oordelen plaats maken voor oprechte nieuwsgierigheid – en cultuurverschillen worden benut.

Lees ook de blogs:

• Wat is cultuur?
• Cultuurverschillen herkennen en begrijpen
• Het belangrijkste principe van intercultureel samenwerken

Saskia Maarse is intercultureel spreker, trainer en auteur. Ze geeft lezingen en workshops over cultuurverschillen, cultural awareness en de Nederlandse (zakelijke) cultuur in relatie tot andere culturen.