Dat zijn nou eenmaal de regels

Vanwege vakantieplannen naar het buitenland moesten onze paspoorten verlengd worden. Omdat we geen zin hadden om lang in de rij te staan, besloten mijn man en ik zo vroeg mogelijk naar het gemeentehuis te gaan. Bij binnenkomst merkten we tot onze vreugde dat we de enigen waren. Geen rij dus! We liepen direct door naar het loket. “Goedemorgen, wat kan ik voor u doen?” vroeg de vrouw achter het loket. “Wij komen onze paspoorten verlengen,” zeiden wij. “Dan moet u een nummertje trekken,” antwoordde de vrouw.

Regels
Verbaasd keken mijn man en ik elkaar aan. “Een nummertje trekken?” riep ik verbaasd uit. “Er staat helemaal geen rij.” “Toch moet u eerst een nummertje trekken,” zei de vrouw volhardend. Ik schoot in de lach. Werden we in de maling genomen? De vrouw achter het loket daarentegen vertrok geen spier; ze was bloedserieus. “Waarom dan?” vroeg ik en wilde een heel verhaal beginnen… Maar ze onderbrak me: “Dat zijn nou eenmaal de regels!”

Nederlandse kenmerken
Tijdens de vele interviews die ik de afgelopen jaren voerde met ondernemers en managers uit verschillende landen en culturen bleek dat er twee specifieke Nederlandse kenmerken vaak als storend worden ervaren: de vele regels en het veelvuldige overleggen. Beide belemmeren de creativiteit en ze vreten tijd.

Iedere mening telt
Berndt Kodden, Managing Director van FrieslandCampina Branded NL, bevestigt dat. Tien jaar werkte hij in Azië voor de internationale zuivelcoöperatie. Sinds 2015 is hij weer terug op het hoofdkantoor in Nederland. Ik vroeg hem: “Waaraan moest je het meeste wennen bij je terugkomst in Nederland?” Daar hoefde Berndt niet lang over na te denken. “De overlegcultuur,” antwoordde hij. ”Pak de gemiddelde agenda van de gemiddelde manager in Nederland en je ziet dat 80% van de beschikbare tijd is ingedeeld met overleggen en vergaderingen. Het probleem is dat iedereen in Nederland een mening heeft en die mening ook mag verkondigen. Sterker nog: iedere mening wordt serieus genomen. Knopen worden zelden meteen doorgehakt. En iedere meeting eindigt met een nieuw overleg om te bepalen wanneer de volgende vergadering moet gaan plaatsvinden.”

Regel- en vergadermanie
“Waar komt die regel- en vergadermanie toch vandaan?” vragen vele buitenlanders zich af die hier (tijdelijk) komen werken en wonen. Om dat goed te kunnen begrijpen, moeten we beseffen dat Nederland een land is dat is gemaakt – en niet ontstaan. * Ondanks hun dagelijkse gevecht met het water moeten onze voorouders hebben bedacht dat dit een heel bijzondere plek zou kunnen zijn om te leven. Maar dan moest er wel eerst wat gebeuren: het aanleggen van De Lage Landen. Met weinig hiërarchie en veel uiteenlopende meningen vestigden de bewoners van de Lage Landen zich in de moerasdelta. Er was nauwelijks centraal gezag. Om stukken land droog te krijgen, en te houden, moesten mensen leren samenwerken en ruzies kunnen vermijden.

Overleg
Er was dus veel onderling overleg nodig om tot overeenstemming te komen – en tot blijvende oplossingen, zoals ons ingewikkelde stelsel aan dijken, molens, pompen, gemalen, sluizen, rivieren en sloten. Om dit stelsel, dat ons in staat stelt onder de zeespiegel te leven, in tact te houden – en chaos in ons kleine land met 17 miljoen mensen te voorkomen – bedachten de Nederlanders strenge regels en controles.

Wie moet er echt aanwezig zijn?
Als gewoontedieren zijn mensen al gauw geneigd om te doen wat ze altijd al deden. Het zijn zodoende vaak de mensen die in het buitenland hebben gewerkt of een andere culturele achtergrond hebben die ons dwingen scherp te blijven. Berndt Kodden vertelde: “Ik heb mezelf – na tien jaar Azië – aangeleerd kritisch naar de geplande meetings te kijken: Wie moet er echt aanwezig zijn? En vooral: wie niet? En moet de betreffende meeting überhaupt plaatsvinden? Ja, regels en overlegstructuren zijn nodig, maar ze moeten wel meegaan met de tijd en ten goede komen aan de productiviteit.”

Bron: de informatie onder het tussenkopje ‘Regel- en vergadermanie’ komt uit Pleij, H. (2014). Moet kunnen. Amsterdam: Uitgeverij Prometheus

Dit blog is tevens gepubliceerd op DeOndernemer.nl

Over Saskia Maarse
Saskia Maarse schrijft, blogt en spreekt over de Nederlandse cultuur, cultuurverschillen en diversiteit. In 2013 verscheen haar eerste boek Tutti frutti – het succes van kleurrijk en ondernemend Nederland.

Lezingen / workshops
Saskia geeft lezingen en workshops over de Nederlandse cultuur in relatie tot andere culturen. Daarin laat ze zien wat we kunnen leren van zowel onze eigen cultuur als andere culturen op het gebied van bijvoorbeeld communicatie, leiderschap en omgangsvormen.