Saskia Maarse | 3 januari 2025

Elk land heeft zijn eigen vergadercultuur met de bijbehorende spelregels. In de zakelijke omgeving, waar geld en belangen op het spel staan, liggen misverstanden en onbegrip op de loer tussen culturen met verschillende mentaliteiten. Om effectief intercultureel of internationaal te kunnen vergaderen is het essentieel om op de hoogte te zijn van elkaars vergaderstijl. In dit blog behandel ik de verschillende manieren van discussiëren en hoe je de samenstelling van een groep kunt herkennen.

Hoewel Nederlanders expliciet communiceren – met name boven de rivieren, eerlijke feedback geven en graag hun mening verkondingen gaan ze geen keiharde confrontaties aan. “Nederlanders laten zelden het achterste van hun tong zien”, aldus internationale deelnemers uit mijn workshops. Als Nederlanders discussiëren of elkaar willen overtuigen (zowel zakelijk als in de politiek) ontzien ze vaak elkaars gevoelens. Ze staan over het algemeen open voor de mening van anderen, zelfs als die ander nauwelijks verstand van zaken heeft. Er wordt gestreefd naar win-winsituaties en het sluiten van compromissen. Volgens Erin Meyer, auteur van The Culture Map zijn Japan en Zweden ook landen die naar consensus streven.

In veel andere landen, bijvoorbeeld in landen rondom de Middellandse zee, draait het er tijdens discussies en vergaderingen juist om wie er gelijk heeft. Stemverheffing en het tonen van emoties zijn daarbij heel gebruikelijk. Voor hen voelt het doen van concessies als het verliezen van een veldslag. Nederlanders willen nog weleens terugdeinzen van al die heftige emoties en ervaren die uitlatingen vaak als onprofessioneel.

Wie zit er aan tafel?
In Nederland is de samenstelling van een groep tijdens een vergadering meestal transparant. We weten wie er aan tafel zit en wat ieders functie is. We zijn voorbereid, en als we elkaar nog niet kennen, doen we vooraf vaak onderzoek op social media. Meestal doen we een voorstelrondje om een goed beeld te krijgen van de betreffende personen.

Bij zakelijke bijeenkomsten in bijvoorbeeld Aziatische of Afrikaanse landen zien we dat in veel gevallen ook andere mensen deelnemen, naast degenen die zijn uitgenodigd of voorgesteld. Soms zelfs in verschillende fases. Er kunnen mensen aanwezig zijn – vaak een goede bekende of familielid van een van de deelnemers – die weinig tot niets met de zaak te maken hebben. Een enkele keer worden zij voorgesteld, maar meestal niet. Het is op zo’n moment lastig om te begrijpen vanuit welke rol iemand aan tafel zit.

Een collega-intercultureel-trainer, Jan Vincent Meertens, vertelde mij een keer: “Tijdens een bijeenkomst die we in Maleisië organiseerden, kwam ik erachter dat een van de deelnemers enkele maanden daarvoor naar de concurrent was overgestapt. Geen van de lokale deelnemers durfde hem daarop aan te spreken. Nadat ik deze informatie had gekregen, besloot ik een pauze in te lassen. In die pauze sprak ik de man apart aan. Ik feliciteerde hem met zijn nieuwe functie en vroeg hem om mijn hartelijke groeten over te brengen aan zijn nieuwe werkgever. Niemand leed gezichtsverlies. Zijn doel bleek slechts om mij kort te begroeten, om vervolgens door te gaan naar een andere afspraak.”

Als Jan Vincent deze situatie op de Nederlandse manier had opgelost, bijvoorbeeld door de man op een directe manier in aanwezigheid van de groep aan te spreken, dan was hij zijn doel volledig voorbijgeschoten en had Jan Vincent het wederzijds vertrouwen flink kunnen schaden.

Met welke vergaderstijl heb je te maken?
Je kunt niet zeggen dat de ene vergaderstijl beter werkt dan de andere. Wel is het belangrijk om te weten dat in de meeste landen de relatie vaak boven de taak gaat. Zoek in dat geval van tevoren uit met welke vergaderstijl je te maken hebt, voordat je zakelijke informatie gaat delen in aanwezigheid van onbekenden. Zo is de kans kleiner dat je voor verrassingen komt te staan.

Lees ook:

• Omgaan met cultuurverschillen: 3 stappen aanpak – over de verschillen tussen vergaderen in Nederland en Brazilië, waarbij ik wat dieper inga op de verschillende normen en waarden.
• Waar komt de Nederelandse regel- en vergadermanie toch vandaan?
• 3 redenen waarom Nederlanders zo graag om de tafel zitten

Saskia Maarse is intercultureel spreker, trainer en auteur. Ze geeft lezingen en workshops over cultuurverschillen, cultural awareness en de Nederlandse (zakelijke) cultuur in relatie tot andere culturen.